Antes de reservar algo siempre hay que mirar las condiciones de cancelación. Por esa parte entiendo el enfado. Organizar algo así, más de fin de semana es mucho lío, pero si no puedes gestionarlo no debes ofrecerte voluntaria a hacerlo.
Yo ahora lo que haría es un plan baratillo para que no os gasteis ninguna más dinero y ya, podéis pasarlo bien gastando 0 euros.