Hola Alicia,
Creo que en cuanto al menú deberías de pedir uno especial para vosotros y el «bueno» para los invitados. Yo me casé hace un mes e hicimos listado con los alérgenos de todos los invitados y sin problema. En cuanto a la tarta, nosotros le pedimos a una amiga una tarta pequeña y la parte de abajo falsa, cortamos la tarta y tenemos nuestras fotos, no nos pusieron pegas los del hotel a ese respecto.
En cuanto a que os case el alcalde, imagino que será maestro de ceremonias, como si decides que os case tu primo. El expediente lo tenéis que hacer en el registro civil, no se encarga el hotel ni el alcalde. Tengo amigas que se casaron un mes antes en el ayuntamiento o en el registro y después hicieron la ceremonia civil como si fuera la válida.
Espero que te sirva todo esto. Mucha suerte y disfruta de la boda, que luego se pasa volado